Cardicis: Lista de trabajo participantes
CARDICIS: Preparing presentations CARDICIS 1/2

CARDICIS: Preparing presentations CARDICIS 1/2

Write haof XML files: Daniel Pimienta <pimienta_at_funredes.org>
Fecha: Wed, 30 Nov 2005 12:02:13 -0500
Message-Id: <200511301611.jAUGBZ3e014716@samana.funredes.org>

To: aospina@icamericas.net, interreg.c.alie@wanadoo.fr,
         Harry.De-Backer@cec.eu.int, j.bacot@ool.fr, jbritton@caricom.org,
         pietro.sicuro@francophonie.org, SJOHN@eclacpos.org,
         chanzogreenidge@yahoo.com, deirdre.williams@lycos.co.uk,
         jam@jacquelinemorris.com, rsanatan2002@yahoo.com, vlewis@fss.uwi.tt,
         vidyak@sdnp.org.gy, yacine@yacine.net, vgordon@jsdnp.org.jm

ENGLISH - ESPAÑOL - FRANCES

-----------> ENGLISH

Dear colleagues,

As you all know, we have adopted, for the CARDICIS workshop,
the principle of:

1) Tight time management
2) Information processing at the synthetic level.

This approach has been validated by the survey and you are now
the first poor victims of the "new deal"... :-)

We are asking you short, synthetic, to the point presentations,
with the corresponding power point support. The timing of most presentations
is 5 minutes, some will have 10 minutes and no one will pass 15 minutes.

This is a guideline brief as well as a review and definition of
each presentations (next mail).

We know well that most of you has a long experience of dealing with
public presentations and do not need any particular advice.
We know also that some of the youngest persons of the group
may feel anxiety for having to convey their presentation
in only five minutes...

So bear with us and for the first ones just skip and go directly
to what concern the "specifics".

Rules for managing a short presentation:

GENERIC
- Have a power point support as visual as possible.
- Do not overload the power point pages (no more that 7 items per screen,
no sentences, if possible to have a graphic instead of text, better).
- Try to convey only a limited number of messages in the whole
show: they will reach stronger.
- If possible, do not read what is shown in the power point but illustrate
it by short sentences and in some limited case by examples/stories
which may convey a lived message.
Beware though not to consume all your time telling stories :-)...
We would suggest for a five minutes show just one "one minute story"...
- Do not try to speed your exposition to compensate the lack of time!
This will make interpretation a problem and will not help anyway; rather
try to eliminate details on your exposition which are not directly
relevant and just will cause loosing the attention of the public
from the essential part.
- Also for the sake of interpreters, do not knock the microphone
to check if it works... this will give them headaches!

SPECIFIC
- a special item for CARDICIS: if possible, in order to pay credit to the
subject, have your power point in a different language that the one you will
speak. For instance speak in English and the power point is in French.
The interpreters are aware and welcome this approach.

- Please, send me your power point presentation for inserting it in
the web and also for giving me a chance to assess the timing.

- We will have a system to help control the timing.
>A very light sound signal will be given at mid time of the presenation
to help you tune and pace.
>A light sound will be given when 20% of time is left. At this stage
skip what is left and go directly to conclusion.
>A noticeable sound will be given at the end of the timing of the
presentation and no negociation will be allowed.
At this time, just finish the sentence and leave the floor to the
next presenter.
Please do not take it personnaly and try to make it a learning
and fun experience...:-)

Note: the same system will be simplified and used for the room
interventions; each one being limited to 2 minutes.

Finally remember that the objective of the presentation is NOT
to say ALL about the subject but rather to say ENOUGH for the
public to understand the STAKES and the ESSENCE and have MOTIVATION
to get to know more aftewards (thru latter conversation or thru
consulting mentionned sources).

In relation with time management, my personal view, which I would
like to share, is that this is a profound basic element of democracy,
although very few give it the deserved attention.
If democracy is about sharing limited resources with justice and equity,
then the most limited resource to be shared is ... time.

I tank you all for your participation and contribution.

In the next mail I will go thru each presentations...

Cheers :-)
Daniel Pimienta

-----------> ESPAÑOL

Colegas querid@s,

Como tod@s ustedes saben, hemos adoptado, para el taller de
CARDICIS, el principio de:

1) tratamiento apretado de la gerencia de tiempo;
2) proceso de la información a nivel sintético.

Este acercamiento ha sido validado por la encuesta y ustedes
ahora son las primeras pobres víctimas del "nuevo reparto"... :-)

Les estamos pidiendo presentaciones cortas, sintéticas y al grano,
apoyada con Power Point. El tiempo de la mayoría de las presentaciones
es sólo 5 minutos, algunas tendrán 10 minutos y ninguna pasará de 15 minutos.

Esto es un guía así como una revisión y una definición de cada
presentaciones (correo siguiente).

Sabemos bien que la mayoría de ustedes tiene una experiencia larga de
ofrecer presentaciones públicas y no necesita ningún consejo
particular; sabemos también que alguna de la persona más joven del grupo
pueden sentir mucha ansiedad para tener que realizar su presentación
en solamente cinco minutos...

Así que aguantanme :-) y para los primeros que saltan directamente
a la parte "específicas".

Reglas para manejar una presentación corta:

GENÉRICAS
- Tenga un soporte en Power Point tan visual como sea posible.
- No sobrecargue las páginas de Power Point (no más de 7 puntos
por pantalla, ninguna oración, si es posible tener gráficos en vez
de texto, mejor).
- Intente llevar solamente un número limitado de mensajes en todo
la presentación: ¡llegaran más fuerte!
- Si es posible, no lea lo qué esta escrito en el Power Point pero
ilústrelo por oraciones cortas y, en algúnos casos limitados, por
ejemplos o historias que pueden transportar un mensaje vivido.
Guárdense sin embargo de no consumir toda su tiempo contando
historias :-).
Sugeriría, para cinco minutos, apenas una "una historia de un minuto"...
- No intente apresurar su exposición para compensar la escasez de tiempo!
Esto transformara la interpretación en un problema y no ayudará de todos
modos;
¡Intente mejor eliminando los detalles de su exposición que no son
directamente relevantes y causarián la perdida de atención del público
sobre lo esencial.
También para el motivo de intérpretes, eviten los golpes en
el micrófono para averiguar si funciona... esto dará dolores de cabeza
a las intérpretes!

ESPECÍFICO
- Un punto especial para CARDICIS: si es posible, para darle
crédito al tema de la reunión, tenga su Power Point en una lengua distinta
de la que usted hable. Por ejemplo hable en inglés y el PowerPoint
está en francés. Las intérpretes están enteradas y han dado visto bueno
a este método.

- Por favor, envíeme su presentación Power Point para insertarla en
la web y también para darme una ocasión de determinar si la gestión
de tiempo va bien.

- Tambien pueden adjuntar una webografia para quienes quieren profundizar.

- Tendremos un sistema para ayudar a controlar el tiempo.
> Una señal muy ligera de sonidos será dada al momento de la mitad de la
presenation para ayudarle a regular y establecer el ritmo.
> Un señal ligera será dada cuando queda sólo el 20% de tiempo.
En esta etapa saltar directamente a la conclusión.
> Un sonido mas sensible será dado en el final del tiempo de la
presentación y no se permitirá ninguna negociación.
En este momento, termine la oración y dejen el piso al presentador siguiente.

Por favor, no lo tomen como una ofensa personal y intente hacer de ello una
experiencia
gustosa de aprendizaje:-)

Nota: el mismo metodo sera simplificado y utilizado para las intervenciones
de la sala que no deben pasar de 2 minutos.

Finalmente recuerdese que el objectivo de una presentación NO es
de decir TODO sobre el tema, sino mas bien de decir BASTANTE para
quel público entienda las apuestas y la esencia y tenga motivación
paa saber mas luego (sea en conversación o sea consultando las fuentes
ofertadas).

En relación con la gestión del tiempo, mi visión personal, la cual
quiero compartir, es que se trata de un elemento profundo de la democracia,
aunque pocas gentes le prestan atención.
Si la democracia es acerca del compartir de recursos limitados con
justicia y equidad, entonces el recurso el mas limitado que tenemos
que afrentar los humanos es justamente ... el tiempo.

Gracias a tod@s ustedes por su participación y contribución.

En el correo siguiente trataremos el caso de cada presentación...

Un abrazo,
Daniel Pimienta

-----------> FRANCAIS

Cher(e)s collègues,

Comme vous le savez, nous avons adopté, pour l'atelier de
CARDICIS, le principe de :

1) gestion stricte du temps,
2) traitement de l'information synthétique.

Cette approche a été validée par l'enquête et vous êtes maintenant
les premières pauvres victimes de cette "nouvelle affaire"... :-)

Nous vous demandons des présentations courtes, synthétiques, directes,
avec un accompagnement en Power Point. Le temps réservé à la plupart
des présentations est de 5 minutes, certaines auront 10 minutes et
aucune ne passera de 15 minutes.

Ceci est est une série de conseils pratiques ansi qu'une revue et une
définition de chacune des présentations (prochain courrier).

Nous savons bien que la plupart d'entre vous a une longue expérience de
présentations publiques et n'a pas besoin de conseils particuliers.
Nous savons également qu'une partie plus jeune du groupe peut sentir
beaucoup d'angoisse à devoir offrir leur présentation en seulement cinq
minutes...

Ainsi, faites-moi un peu confiance et pour les premiers, allez
directement à la section "spécifiques".

Règles pour réaliser une présentation courte :

GÉNÉRIQUES
- Ayez un soutien Power Point aussi visuel comme possible.
- Ne surchargez pas les pages de Power Point (pas plus de 7 items
par écran, aucune phrase, s'il est possible d'avoir un graphique au lieu
de texte, c'est bien meilleur).
- essayez de passer seulement un nombre limité de messages dans
toute l'exposition : ils toucheront plus fort!
- si possible, ne lisez pas ce qui est montré dans le Power Point
mais illustrez-le par des phrases courtes et, dans un certain nombre
de cas limités, par des examples ou des histoires qui peuvent
transmettre un message vécu. Prenez garde toutefois de ne pas consommer
tout votre temps en racontant des histoires :-). Je suggérerais pour cinq
minutes de montrer seulement une "histoire d'une minute"...
- N'essayez pas d'accélérer votre exposition pour compenser le manque de
temps !
Ceci transformera l'interprétation en un problème et n'aidera pas de toute
façon;
essayez plutôt d'éliminer les détails de votre exposition qui ne sont pas
vraiment relevants et provoquerons une perte d'attention du public
sur l'essentiel.
- Egalement, au sujet des interprètes, éviter les coups dans le
microphone pours savoir si cela fonctionne... cela donnera des maux
de tête aux interprètes !

SPÉCIFIQUE
- Un point spécial pour CARDICIS : si possible, afin de maintenir
la cohérence avec notre sujet, ayez votre Power Point dans une langue
différente de celle de votre présentation. Par exemple, parlez en anglais et
le Power Point est en français. Les interprètes s'ont informé de cette
option et nous ont donné leur accord.

- SVP, envoyez-moi votre support de présentation Power Point pour
l'insérer dans le web et également pour me donner une
chance d'évaluer le temps.

- Nous aurons un système d'aide à la gestion du temps.
> Un signal sonore très léger sera donné à la moitié du temps de la
presenation
pour vous aider à réguler votre débit.
> Un signal léger sera donné quand il ne restera que 20% de temps.
À ce moment, vous devez passer directement à la conclusion.
> Un signal plus net sera donné à la fin du temps de parole et aucune
négociation ne sera permise. Il vous faudra terminer la phrase et laisser
la place pour le prochain présentateur.

Veuillez ne pas le prendre comme une offense personnelle et essayez plutôt
d'en faire une expérience amusante et enrichissante :-).

Note: le même système sera simplifié et utilisé pour les interventions
dans la salle qui ne devront pas dépasser deux minutes...

Finalement, n'oublions pas que l'objectif de la presentation N'EST PAS
de dire TOUT sur le sujet nais plutôt d'en dire ASSEZ pour que le
public puisse comprendre les ENJEUX et l'ESSENCE et qu'il se crée
une MOTIVATION pour en savoir plus après coup (soit en conversation, soit
en consultant les sources indiquées).

En ce qui concerne la gestion du temps, ma vision personelle que je souhaite
partager, est qu'il s'agit d'un élément profond de la démocratie, bien que
peu de perosnnes y prêtent attention. En effet, si la démocratie est une
gestion de partage des ressources qui soit juste et équitable, la ressource la
plus limitée à laquelle nous devons faire face est ... le temps.

Merci à vous tous pour votre participation et contribution.

Dans le prochain courrier je traiterai de chaque présentation...

Daniel Pimienta
Nearby mié 30 nov 2005 12:11:42 AST

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